Aujourd’hui, de nombreuses informations identiques sont saisies dans différents Instituts (p. ex. : noms de personnes, nom latins d’espèces, références bibliographiques, descriptions d’espèces, etc.) ; l’idée est donc de permettre aux membres de la communauté Botalista de partager ce type d’informations, réduisant ainsi l’effort de saisie et la disparité des données.
Au-delà du partage, il s’agit également de faire profiter à tous de l’expertise propre à chaque Institut.
La communication au sein de la communauté Botalista se fera grâce à la mise en place d’un centre de partage des données (le Botalista DataShare Center) alimenté par des « services web » installés sur chaque instance de Botalista.
La connectivité et le partage de l’information avec d’autres types de bases de données sera également possible, en s’appuyant sur des standards internationaux de transfert et d’échange d’informations liées à la biodiversité.